Se in azienda avete un ruolo di responsabilità che implica il coordinamento del personale, vi suggerisco 6 mosse che potete intraprendere per delegare alcuni compiti con efficacia. Se ignorate qualcuno di questi passaggi, correte il rischio di non comunicare bene, di generare malintesi, di generare demoralizzazione e di ispirare prestazioni professionali non all’altezza.
Mossa 1: mettete la persona giusta al posto giusto. Uno dei più macroscopici sprechi di tempo nel mondo del lavoro dipende dal delegare un compito alla persona sbagliata. Spesso si delega una operazione ad una persona che non è in grado di compierla o di portarla a termine entro la scadenza prevista.
Mossa 2: accordatevi sul da farsi. Una volta che avete selezionato la persona giusta per il compito da delegare, prendetevi del tempo per discutere dello stesso con questa e accordatevi in modo preciso su ciò che vi attendete venga fatto. Più tempo passate a discutere e ad accordarvi sul risultato finale o sugli obiettivi da raggiungere e più velocemente ed efficacemente il lavoro verrà svolto.
Mossa 3: spiegate come il lavoro dovrà essere fatto. Spiegate alla persona prescelta il vostro approccio o il vostro metodo preferito di lavoro. Spiegate come vorreste che il lavoro risultasse alla fine e come voi o qualcun altro lo abbiate svolto con successo in passato.
Mossa 4: fate in modo che i vostri collaboratori vi ripetano le istruzioni impartite. Chiedete alla persona selezionata di spiegarvi con le sue parole come il lavoro dovrà essere effettuato. Fatevi spiegare quello che voi le avete spiegato e condividete. Questo è l’unico modo per essere sicuri che il vostro collaboratore di fatto comprenda il compito assegnatogli.
Mossa 5: stabilite una scadenza. Programmate una scadenza e create una pianificazione finalizzate al completamento del compito delegato. Allo stesso tempo predisponete una modalità di monitoraggio regolare e di ispezione periodica dello stato dell’arte. Chiedete al collaboratore di porvi delle domande e di darvi le sue osservazioni in caso di problemi o ritardi.
Mossa 6: gestite solo le eccezioni. “La gestione delle eccezioni” è uno strumento potente di time management che si usa per lavorare in squadra con efficienza. Se il lavoro delegato è ben avviato e sembra concludersi nei tempi previsti, gestire le eccezioni significa che il delegato non deve darvi dei feedback. Se non vi fornisce notizie, dovete presumere che tutto procede per il meglio. Il delegato ha il dovere di darvi un feedback solo quando si verifica un’eccezione e sussiste un problema nel portare a termine il compito con la qualità ed i tempi condivisi in precedenza.
Se tutto ciò non bastasse, vi invito a svolgere questo importantissimo esercizio: convocate una riunione con le persone che coordinate e spiegate loro esattamente il motivo per cui sono stipendiati dalla vostra azienda e quali sono i loro compiti che danno all’azienda il maggior valore aggiunto. Avrete delle sorprese positive in brevissimo tempo.
